Kolejne grupy pracodawców muszą wybrać instytucję finansową, która będzie zarządzała Pracowniczym Planem Kapitałowym (PPK). W ramach IV fali PPK uruchamiają podmioty z sektora finansów publicznych i wszystkie pozostałe podmioty zatrudniające, które dotychczas nie wdrożyły PPK (z wyjątkiem samozatrudnionych). Zgodnie z ustawą o PPK, firmy powinny zwracać uwagę przede wszystkim na doświadczenie i efektywność danego podmiotu w zarządzaniu aktywami oraz kierować się interesem osób zatrudnionych. Jednak przy wyborze dostawcy PPK duże znaczenie ma także oferta wsparcia Pracodawcy.
Łatwe wdrożenie i obsługa PPK z Nationale-Nederlanden PTE
PPK to spore wyzwanie dla Pracodawców – wprowadza wiele nowych obowiązków, zarówno na etapie wdrożenia, jak i późniejszej bieżącej obsługi. By zobrazować skalę projektu, podzieliliśmy go na pięć głównych etapów i każdemu przyporządkowaliśmy wsparcie jakie oferuje Nationale-Nederlanden PTE.
Krok 1 – Planowanie wdrożenia PPK
Przygotowania do PPK – to kluczowy etap całego projektu. Podstawą planowania powinien być dobrze skonstruowany harmonogram działań oraz budżet. Nationale-Nederlanden PTE, bazując na sukcesach z trzech fal wdrażania PPK oraz uruchomnieniu programu w swojej grupie kapitałowej, dzieli się doświadczeniami i dobrymi praktykami.
Pracodawcom dostarczamy:
- Harmonogram wdrożenia PPK
Przewodnik i podstawa planu wdrożenia PPK w firmie. Harmonogram obejmuje kamienie milowe i szczegółowe działania, które muszą podjąć Pracodawcy. Pracodawcy mogą go samodzielnie pobrać tutaj. Najważniejsze terminy omawiamy w artykule: „Kiedy muszę wdrożyć PPK w swojej firmie”. - Kalkulator kosztów PPK
Narzędzie do zaplanowania budżetu na PPK – pozwala oszacować wysokość nakładów finansowych potrzebnych do wdrożenia i bieżącej administracji PPK. Najważniejsze kategorie kosztów omawiamy w artykule na Blogu („Budżet pracodawców w ramach PPK – porady i wskazówki”).
Krok 2 – Aktualizacja systemu kadrowo-płacowego pod PPK
System kadrowo-płacowy to serce PPK. Do niego muszą trafiać wszystkie informacje dotyczące uczestnictwa zatrudnionych w PPK – te informacje mają wpływ na naliczane wynagrodzenie.
Pracodawcom dostarczamy:
- Standard Grupy Projektowej PPK
Plik z zestawem wytycznych do dostosowania systemu kadrowo-płacowego do wymogów PPK (do przekazania dostawcy). Wskazuje jakie informacje musi zawierać plik generowany z systemu kadrowo-płacowego, który jest przekazywany do instytucji finansowej. - Testy kompatybilności z Portalem Pracodawcy
Koordynujemy testy między dostawcami systemów kadrowo-płacowych a agentem transferowym. W ramach testów weryfikowana jest zgodność pliku eksportowanego z systemu kadrowo-płacowego z Portalem Pracodawcy (zgodność techniczna ze Standardem Grupy Roboczej PPK). - Bramka testowa
Oferujemy możliwość przetestowania plików generowanych z systemu kadrowo-płacowego pod względem zgodności z Portalem Pracodawcy (zgodność techniczna ze Standardem Grupy Roboczej PPK). Plik można przetestować w bramce testowej.
Krok 3 – Komunikacja na temat PPK z Pracownikami
Rzetelne informowanie załogi o PPK leży w interesie Pracodawców – pomaga ograniczyć dodatkową pracę dla działów kadrowych oraz wspiera budowanie wizerunku firmy na rynku. Nationale-Nederlanden PTE oferuje wsparcie w tym zakresie – zapewnia zestaw dedykowanych materiałów.
- Materiały informacyjne
Pracodawcom przesyłamy zestaw dedykowanych materiałów o PPK. Materiały w wersji drukowanej (ulotki i plakaty). Dodatkowo przekazujemy firmom także materiały w wersji elektronicznej (do pobrania tutaj: Materiały informacyjne PPK). - Szkolenia online
Oprócz komunikacji w formie pisemnej, zapewniamy także szkolenia online (webinary), gdzie nasi eksperci wyjaśniają mechanizm działania PPK, najważniejsze zasady uczestnictwa w programie oraz sposób zarządzania uczestnictwem i rachunkiem PPK. Dodatkowo przygotowaliśmy także e-learning z quizem o PPK – dostępny pod adresem przewodnikppk.pl
Krok 4 – Zawarcie umów o zarządzanie i prowadzenie PPK
By uruchomić PPK w firmie, Pracodawcy muszą zawrzeć umowę o zarządzanie z wybraną instytucją finansową. Termin dla podmiotów wchodzących w skład sektora finansów publicznych mija 26 marca 2021 r, a dla pozostałych podmiotów zatrudniających 23 kwietnia 2021 r. W imieniu pracowników zawierana jest także umowa o prowadzenie PPK – na tej podstawie załoga jest zapisywana do programu. Termin dla podmiotów wchodzących w skład sektora finansów publicznych mija 10 kwietnia 2021 r., a dla pozostałych podmiotów zatrudniających 10 maja 2021 r. Zgodnie z ustawą o PPK, obie umowy muszą być zawarte w formie elektronicznej.
- n-portal PPK (Portal Pracodawcy)
Przechodząc przez tzw. proces onboardingu, firma zawiera umowę o prowadzenie i akceptuje treść umowy o prowadzenie. Umowa o prowadzenie jest zawierana w momencie przesłania pliku zgłoszeniowego (zapisanie załogi do PPK) przez Portal Pracodawcy. Nationale-Nederlanden PTE przygotowało narzędzie, które pozwala w łatwy, szybki i całkowicie elektroniczny sposób zawrzeć obie umowy. Zarejstruj firmę w PPK > - Instrukcja wideo
Podpowiadamy jak przejść proces rejestracji i jak zawrzeć obie umowy – Pracodawcom udostępniamy instrukcję wideo, gdzie krok po kroku omawiamy poszczególne etapy procesu.
Sprawdź: „Zawarcie umów o zarządzanie i prowadzenie PPK w kilku krokach”
Krok 5 – Obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych
Po uruchomieniu PPK, Pracodawcy zapisują Pracowników do programu oraz obsługują comiesięczne wpłaty do programu i decyzje Pracowników dotyczące uczestnictwa (m.in. rezygnacje, przystąpienia, wpłaty dodatkowe, transfer). Wszystkie te informacje muszą trafić do systemu kadrowo-płacowego, a później także do instytucji finansowej. Komunikacja odbywa się poprzez przesłanie pliku wyeksportowanego z systemu kadrowo-płacowego przez Portal Pracodawcy.
- n-portal PPK (Portal Pracodawcy)
Portal umożliwia przekazywanie plików zawierających wszystkie informacje dotyczące uczestników PPK do instytucji finansowej (m.in. zgłoszenie do PPK, rezygnacja z wpłat, deklaracja wpłaty dodatkowej, comiesięczny plik wpłatowy). Komunikacja jest bardzo prosta – polega na przesłaniu pliku wyeksportowanego z systemu kadrowo-płacowego. Dodatkowo przez n-portal PPK Pracodawcy otrzymują raporty i informacje zwrotne od instytucji finansowej. - Zespół ekspertów
Pracodawcy mogą korzystać z bieżącego wsparcia zespołu ekspertów PPK – zarówno na etapie wdrożenia jak i administracji PPK. - Manual PPK Pracodawcy
Przekazujemy Pracodawcom materiał, gdzie wyjaśniamy jak wdrożyć i administrować PPK, w tym jak: zapisać Pracowników, naliczać wpłaty, obsługiwać dyspozycje zatrudnionych. - Formularze obsługowe dla Pracowników
Dostarczamy Pracodawcom wzory wszystkich niezbędnych formularzy do składania dyspozycji przez Pracowników na linii Pracownik-Pracodawca.
