Do II połowy 2021 r. wszyscy Pracodawcy w Polsce będą musieli uruchomić Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK). W rezultacie przedsiębiorcy będą kontaktować się z nowym podmiotem – instytucją finansową. Wyjaśniamy jakie informacje, jak często i w jakiej formie muszą być przekazywane przez każdą ze stron.
Wdrożenie i obsługa PPK – informacje przekazywane instytucji finansowej
- Pierwszy kontakt Pracodawcy z instytucją finansową ma miejsce przy wyborze dostawcy PPK. Przedsiębiorcy muszą przeanalizować oferty poszczególnych podmiotów oraz wspólnie z załogą wybrać instytucję, która w największym stopniu spełnia postawione kryteria (więcej: „Jak wybrać solidnego partnera do zarządzania PPK”).
- Formalizacja współpracy ma formę zawarcia umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową – to ona uruchamia PPK w firmie. Poczynając od tego momentu, relacje z instytucją finansową mają charakter całkowicie elektroniczny – zarówno na etapie wdrażania, jak i obsługi PPK. Podstawowym narzędziem jest n-portal PPK, czyli Portal Pracodawcy – aplikacja służy do zawarcia umowy o zarządzanie i akceptacji treści umowy o prowadzenie (tzw. onboarding, więcej: „Zawarcie umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK w kilku krokach”) oraz przekazywania okresowych informacji dotyczących uczestnictwa Pracowników w PPK w postaci plików eksportowanych z systemu kadrowo-płacowego (więcej: „Jak przygotować system kadrowo płacowy do PPK?”).
- Po uruchomieniu PPK w firmie, Pracodawcy muszą zapisać zatrudnionych do programu, czyli zawrzeć w ich imieniu umowę o prowadzenie. Automatycznie zapisywane są osoby między 18. a 55. rokiem życia, a Pracownicy między 55. a 70. rokiem życia przystępują do PPK na swój wniosek (więcej: „Uczestnictwo pracowników w PPK – kogo, kiedy i jak zapisywać?”). Treść umowy o prowadzenie jest akceptowana podczas onboardingu, a jej ostateczne zawarcie ma miejsce w momencie przesłania pliku zgłoszeniowego za osoby przystępujące do PPK (w formacie csv lub xml, przesyłany przez n-portal PPK). Plik generowany jest z systemu kadrowo-płacowego, w którym Pracodawca odnotowuje wszystkie informacje dotyczące uczestnictwa danej osoby w PPK. Co ważne, procedura zgłoszeniowa dotyczy także wszystkich osób, które rozpoczną pracę u Pracodawcy i nabędą uprawnienia do uczestnictwa w PPK.
- Pracodawcy są zobowiązani naliczać i odprowadzać wpłaty za wszystkich zatrudnionych, którzy uczestniczą w PPK (więcej: „Naliczanie i odprowadzanie wpłat do PPK – szczegóły i terminy”). Naliczenia dokonuje się w systemie kadrowo-płacowym, z którego eksportuje się tzw. plik wpłatowy, przesyłany kolejno przez n-portal PPK do instytucji finansowej. Przesyłanemu plikowi musi towarzyszyć także równoczesny przelew wpłat do instytucji finansowej, które to są ewidencjonowane na rachunkach PPK uczestników. W przypadku ewentualnych korekt lub wniosku o zwrot nienależnie pobranych środków, Pracodawcy również kontaktują się z instytucją finansową elektronicznie i przekazują dane w formie pliku xml/csv (więcej: „Jak łatwo poradzić sobie z błędami w PPK?”).
- Pracownicy mogą dobrowolnie decydować o swoim uczestnictwie w PPK, składając dyspozycje w formie papierowych druków do Pracodawcy (więcej: „Dokumentacja w PPK”). Informacje te muszą być nanoszone w systemie kadrowo-płacowym i w wymaganym terminie przekazywane instytucji finansowej. Technicznie odbywa się to poprzez przesłanie pliku przez n-portal PPK.
Wszystkie wspomniane wyżej informacje – zapisanie Pracowników do PPK, informacje o przekazywanych wpłatach oraz deklaracje w zakresie uczestnictwa – mogą być przekazywane w ramach jednego pliku eksportowanego z systemu kadrowo-płacowego. Informacje są umieszczane w różnych sekcjach tego pliku. Pracodawca może przesyłać taki plik do instytucji finansowej raz w miesiącu – pod warunkiem, że zatrudnieni składają deklaracje w danym miesiącu przed wypłatą wynagrodzeń (więcej: „Jak przygotować dział kadrowy na PPK”).
Informacje zwrotne od instytucji finansowej w PPK
W PPK informacje przepływają także w drugim kierunku – od instytucji finansowej do Pracodawców. Przedsiębiorstwa otrzymują poprzez n-portal PPK tzw. pliki zwrotne (format csv lub xml). Są one przesyłane w następujących sytuacjach:
- Nierozliczone wpłaty do PPK, np. gdy kwota przelanych wpłat jest różna od sumy wpłat za Pracowników wynikającej z pliku przesłanego przez n-portal PPK lub gdy przekazane dane uczestnika PPK nie pozwalają na rozksięgowanie wpłaty na rachunku PPK;
- Wypłata transferowa zatrudnionego – przelanie środków gromadzonych na PPK u dotychczasowego Pracodawcy na rachunek PPK prowadzonego przez innego Pracodawcę;
- Wypłata środków z rachunku PPK, gdy zatrudniony ukończył 60 lat;
- Zwrot środków z rachunku PPK, gdy zatrudniony nie ukończył 60 lat;
- Przekazywanie Pracodawcy ID uczestników PPK (numer nadawany przez PFR).
Pracodawcy mogą także pobierać w n-portalu PPK raporty z listą uczestników PPK oraz dodatkowymi informacjami na temat ich uczestnictwa w programie.
