Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to nowy obowiązek, któremu muszą sprostać pracodawcy oraz ich działy kadrowe i księgowe. Wiele firm korzysta ze wsparcia firm zewnętrznych (tzw. outsourcing) – biur rachunkowych oraz firm kadrowych i one również muszą zmierzyć się z PPK. Podpowiadamy jak sprawnie zorganizować pracę i wzajemne relacje.
Podział obowiązków w obszarze Pracowniczych Planów Kapitałowych
By działania przebiegały bezproblemowo, kluczowy jest dobry podział obowiązków. Jeśli dana firma korzysta z usług zewnętrznego podmiotu w zakresie kadrowo-księgowym, nie podejmuje samodzielnie wszystkich działań w zakresie wdrożenia i obsługi PPK. Część obowiązków leży po stronie firm kadrowo-księgowych.
Obowiązki PPK po stronie pracodawcy:
- Oszacowanie kosztów z tytułu uruchomienia i administracji PPK – sporządzenie budżetu – wpłaty do PPK i obsługa kadrowa (czytaj więcej: „Budżet pracodawców w ramach PPK”)
- Wybór instytucji finansowej (czytaj więcej: „Zawarcie umów o zarządzanie i prowadzenie PPK”)
- Zawarcie umowy o zarządzanie i akceptacja treści umowy o prowadzenie w odpowiednim terminie (czytaj więcej: „Kiedy muszę wdrożyć PPK w firmie” )
- Przeprowadzenie kampanii informacyjnej wśród Pracowników (jeśli firma się na to decyduje)
- Poinformowanie zatrudnionych o możliwościach składania określonych dyspozycji (czytaj więcej: „O czym pracodawca musi poinformować pracowników” )
- Zbieranie od Pracowników wypełnionych deklaracji dotyczących uczestnictwa w PPK (czytaj więcej: „Dokumentacja w PPK – jak łatwo sobie poradzić”) przekazywanie ich do biura rachunkowego/firmy kadrowej,
- Przesyłanie pliku xml/csv przez n-portal PPK (Portal Pracodawcy), jeśli nie robi tego biuro rachunkowe/firma kadrowa),
- Przekazywanie wpłat do instytucji finansowej, na podstawie danych przygotowanych przez biuro rachunkowe/firmę kadrową.
Obowiązki PPK po stronie firmy księgowo-kadrowej:
- Przygotowanie systemu kadrowo-płacowego do obsługi PPK (czytaj więcej: „Jak przygotować system kadrowo-płacowy do PPK”),
- Ustalenie bazy osób uprawnionych do uczestnictwa w PPK (czytaj więcej: „Uczestnictwo pracowników w PPK – zapisy”) w obsługiwanej firmie,
- Odbierania od pracodawców deklaracji zatrudnionych dotyczących ich uczestnictwa w PPK i ich przetwarzanie,
- Przygotowanie pliku rejestracyjnego (zapisywanie zatrudnionych do PPK) oraz naliczanie comiesięcznych wpłat do PPK, w tym przesyłanie plików xml/csv przez n-portal PPK, jeśli nie robi tego pracodawca,
- Naliczanie ewentualnych korekt, jeśli wystąpiły błędy (więcej tutaj).
Rozwiązania dla firm kadrowo-księgowych
Kontakt z dostawcą systemu kadrowo-płacowego – aktualizacja oprogramowania
Radzimy, by podstawą rozmów z dostawcą systemu kadrowo-płacowego w zakresie aktualizacji oprogramowania był standard Grupy Projektowej PPK – wtedy przesyłany plik z pewnością będzie kompatybilny z Portalem Pracodawcy oferowanym przez Nationale-Nederlanden PTE. Standard zawiera listę wytycznych, wypracowanych przez instytucje finansowe, dostawców oprogramowania kadrowego oraz agentów transferowych w zakresie PPK. Ponadto nasz agent transferowy (Moventum) prowadzi testy z dostawcami systemów kadrowo-płacowych – warto poprosić dostawcę o przeprowadzenie takich testów. Ponadto korzystając z bramki testowej, można upewnić się czy plik eksportowany z systemu kadrowo-płacowego jest poprawnie skonstruowany.
Wyznaczenie terminu zbierania deklaracji pracowników obsługiwanej firmy
Obowiązkiem firm kadrowo-księgowych jest przetwarzanie deklaracji pracowników obsługiwanych firm. Dyspozycje takie jak rezygnacja, pierwsze przystąpienie do PPK czy deklaracja wpłaty dodatkowej są skuteczne od bieżącego miesiąca. Jeśli zostaną złożone po wypłacie wynagrodzenia, trzeba dokonać korekt. Zalecamy by wyznaczyć obsługiwanym firmom termin na zbieranie i przekazywanie deklaracji pracowników. Dzięki temu uda się ograniczyć, a może także uniknąć deklaracji składanych po wypłaceniu wynagrodzeń. W efekcie możliwe będzie przesyłanie do instytucji finansowej plik xml/csv raz w miesiącu – będzie on zawierał nie tylko informację o naliczonych wpłatach, lecz również wszelkich decyzjach pracowników w zakresie uczestnictwa w PPK.
Dostęp do portalu instytucji finansowej
Dużym ułatwieniem będzie, jeśli pracodawca nada uprawnienia operacyjnie do n-portalu PPK firmie karowo-księgowej. Będzie ona mogła samodzielnie generować z systemu kadrowo-płacowego plik xml/csv oraz przesyłać go przez n-portal PPK. Dodatkowo osoba z tej firmy zewnętrznej może kontaktować się z instytucją finansową, gdy potrzeba doprecyzowania informacji lub wyjaśnienia ewentualnych błędów.
