Pracowniczy plan kapitałowy (PPK) jest uruchamiany na podstawie umowy o zarządzanie podpisywanej między pracodawcą a instytucją finansową. Natomiast pracownicy przystępują do PPK do umowy o prowadzenie, którą pracodawca zawiera z instytucją finansową w imieniu i na rzecz zatrudnionych. W przypadku tzw. IV fali PPK termin na zawarcie umowy o zarządzanie dla podmiotów wchodzących w skład sektora finansów publicznych mija 26 marca 2021 r, a dla pozostałych podmiotów zatrudniających 23 kwietnia 2021 r. W przypadku umowy o prowadzenie termin dla podmiotów wchodzących w skład sektora finansów publicznych mija 10 kwietnia 2021 r., a dla pozostałych podmiotów zatrudniających 10 maja 2021 r.
Jak zawrzeć umowę o prowadzenie PPK?
Zawarcie umowy o PPK prowadzenie to innymi słowy zapisanie pracowników do programu. Ustawa o PPK ściśle reguluje zakres umowy o prowadzenie – muszą się w niej znaleźć informacje określające warunki uczestnictwa w PPK oraz dane pozwalające zidentyfikować uczestnika PPK.
Umowa o prowadzenie PPK określa w szczególności:
- strony umowy,
- dane identyfikujące uczestnika PPK,
- sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;
- nazwy funduszy zdefiniowanej daty zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;
- warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty,
- sposób składania deklaracji w sprawie podziału wpłat dokonywanych do PPK pomiędzy poszczególne fundusze zdefiniowanej daty,
- sposób zmiany funduszu zdefiniowanej daty,
- warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu,
- sposób składania dyspozycji,
- zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na jego rachunku PPK;
- maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy.
Choć umowa o prowadzenie pracowniczych planów kapitałowych dotyczy każdego z poszczególnych uczestników programu, w praktyce pracodawca zawiera jedną umowę ramową. Do niej dołączany jest załącznik z danymi zatrudnionych, którzy spełniają określone kryteria i będą uczestniczyć w PPK. Oznacza to, że pracodawca nie jest zobowiązany do zawierania osobnej umowy dla każdego pracownika.
Ustawa przewiduje kary dla podmiotów, które nie dopełniają ustawowych obowiązków. Podmioty, które nie zawrą umowy o prowadzenie w przewidzianym terminie, podlegają karze grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 1 mln zł.
Załącznik do umowy o prowadzenie pracowniczych planów kapitałowych
Pracodawca zawiera umowę o prowadzenie z instytucją finansową, z którą zawarł wcześniej umowę o zarządzanie PPK. W Nationale-Nederlanden PTE umowa o prowadzenie (ramowa) jest akceptowana przez pracodawców podczas zawierania umowy o zarządzanie. Formalnym procesem zawarcia jest przesłanie załącznika z danymi zatrudnionych, którzy są zapisywani do PPK. Pracodawcy, którzy wchodzą w skład sektora finansów publicznych, mają na to czas do 10 kwietnia 2021 r., a pozostałe podmioty zatrudniające 10 maja 2021 r.
W PPK środki mogą oszczędzać osoby między 18 a 70 rokiem życia, które odprowadzają składki emerytalno-rentowe i które przepracowały u danego pracodawcy co najmniej 3 miesiące. Zatrudnieni, którzy ukończyli 18 lat, lecz nie ukończyli 55 roku życia, są zapisywani do PPK automatycznie (chyba, że złożą wcześniej deklarację rezygnacji). Osoby między 55 a 70 rokiem życia przystępują do PPK na swój wniosek. Obowiązek zawarcia umów o prowadzenie PPK nie odnosi się natomiast do osób zatrudnionych, które najpóźniej w pierwszym dniu zatrudnienia ukończyły 70 rok życia.
Więcej informacji na temat uczestnictwa i obowiązków pracodawcy znajduje się na blogu.
Po zawarciu umowy o prowadzenie w ich imieniu, pracownicy otrzymują od instytucji finansowej informacje o zapisaniu do PPK. Potwierdzenie zawarcia umowy o prowadzenie przekazywane jest elektronicznie – w Nationale-Nederlanden PTE za pośrednictwem aplikacji Moje NN. Dodatkowo uczestnicy PPK zarządzanego przez Nationale-Nederlanden PTE otrzymują tzw. list powitalny, który zawiera również numer rachunku PPK. W przypadku osób, które przekazały pracodawcy swój e-mail, list przesyłany jest elektronicznie (na adres e-mail). Osoby, które nie przekazały pracodawcy adresu e-mail, otrzymują list pocztą tradycyjną.
Lista uczestników PPK, jest aktualizowana poprzez przesłanie pliku xml/csv do instytucji finansowej. Znajdują się w nim wszystkie informacje dotyczące decyzji zatrudnionych odnośnie oszczędzania w PPK – rezygnacji, (ponownego) przystąpienia, przystąpienia powyżej 55 roku życia. Co ważne, wszelkie aktualizacje załącznika nie stanowią zmiany umowy o prowadzenie PPK.
Wypowiedzenie umowy o prowadzenie PPK
Umowa o prowadzenie to umowa cywilnoprawna – co do zasady można ją więc wypowiedzieć lub rozwiązać. Niemniej jednak, zgodnie z przepisami ustawy o PPK umowa o prowadzenie jest powiązana z umową o zarządzanie. Ta druga bowiem stanowi podstawę PPK w danym przedsiębiorstwie oraz reguluje współpracę z instytucją finansową, która zarządza programem. Pierwsza z umów to tak naprawdę zapisanie pracowników do PPK.
Pracodawca może zatem wypowiedzieć jedynie obie umowy. Oznacza to zakończenie współpracy z dotychczasową instytucją finansową i wiąże się z koniecznością wybrania nowego dostawcy PPK, z którym zostanie zawarta umowa o zarządzanie i kolejno o prowadzenie (zapisanie pracowników do programu u nowego dostawcy).
