Obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) to nowy obowiązek dla działów kadrowych. Po uruchomieniu PPK w firmie, należy zapisać Pracowników do programu, naliczać wpłaty za uczestników PPK i obsługiwać ich dyspozycje (Czytaj więcej: „Uczestnictwo pracowników w PPK – zapisy”). Podpowiadamy jak uniknąć błędów, a jeśli się pojawią jak sprawnie się z nimi uporać.
Plik przekazywany do instytucji finansowej
Pierwszy krok do uruchomienia i sprawnej administracji PPK to dobra komunikacja z instytucją finansową. Dane są przekazywane przez n-portal PPK (Portal Pracodawcy) w formie przesłania pliku wygenerowanego z systemu kadrowo-płacowego (xml lub csv). By plik został poprawnie przekazany, a dane przeliczone, jego struktura i zawartość musi być zgodna z wytycznymi standardu opracowanego przez Grupę Projektową PPK (Czytaj więcej: „Jak przygotować system kadrowo-płacowy do PPK”)
Pracodawcy mogą sprawdzić czy plik generowany z systemu kadrowo-płacowego jest kompatybilny z n-serwisem PPK. Służy do tego bramka testowa przygotowana przez agenta transferowego. Pomaga ona zweryfikować poprawność pliku pod kątem formalno-technicznym, a więc sprawdzić czy został poprawnie przygotowany przez dostawcę systemu.
n-portal PPK daje również możliwość „wyłapywania” błędów przy przesyłaniu pliku. Po załadowaniu pliku do systemu i przy jego przesyłaniu wyświetlany jest komunikat – informuje on Pracodawcę (osobę, która przesyła plik) czy przesyłanie zakończyło się powodzeniem, czy napotkano na jakieś błędy. W tej drugiej sytuacji, komunikat wskazuje, w jakich polach wskazano błędne dane lub gdzie tych danych brakuje.
Gdyby plik, mimo braków lub błędów, został poprawnie przesłany przez n-portal, agent transferowy przy przetwarzaniu informacji podejmuje tzw. interwencję – kontaktuje się z Pracodawcą celem uzupełnienia lub poprawienia błędów.
Wpłaty do PPK – rezygnacja z uczestnictwa
Błędy mogą zdarzyć się także na etapie naliczania wpłat do PPK. Problematyczne może być zwłaszcza uwzględnianie deklaracji Pracowników – ich decyzje dotyczące uczestnictwa w PPK, mają po pierwsze wpływ na wynagrodzenie i odprowadzane wpłaty, a po drugie muszą być przekazywane do instytucji finansowej.
By ograniczyć ilość dodatkowej pracy dla działu kadrowego, sugerujemy by wyznaczyć Pracownikom termin na składanie dyspozycji – to pozwoli poprawnie dokonać wszelkich naliczeń (czytaj więcej: „Jak przygotować dział kadrowy na PPK”). Jeśli jednak Pracownik przyniesie taką deklarację po wyznaczonym terminie, to musimy ją uwzględnić.
Szczególnie newralgiczna jest kwestia rezygnacji z uczestnictwa w PPK, ponieważ obowiązuje ona od miesiąca złożenia. Jeśli nie uwzględniliśmy jej przy liczeniu pensji, może okazać się, że trzeba będzie dokonać korekty wynagrodzenia. Można jej dokonać do momentu przekazania środków z tytułu wpłat do instytucji finansowej – wtedy korygujemy wynagrodzenie. Jeśli deklaracja zostanie złożona po tym terminie, będzie obowiązywała od kolejnego miesiąca. Zalecamy zatem, by dokonywać przelewu do instytucji finansowej w momencie dokonywania przelewu wynagrodzeń dla Pracowników.
W sytuacji gdy Pracodawca nie uwzględnił rezygnacji Pracownika przy naliczaniu wynagrodzeń i dokonał przelewu wpłat do instytucji finansowej, firma może dochodzić ich zwrotu. Konieczne jest zawnioskowanie do agenta transferowego o zwrot konkretnej niezasadnie pobranej i przekazanej kwoty. Pracodawcy robią to wykorzystując plik xml/csv generowany z systemu kadrowo-płacowego – w sekcji „korekta składki PPK” należy wpisać konkretną kwotę (wartość musi być ujemna). Środki będą zwracane po bieżącej wycenie (czytaj więcej: "Podatki w PPK - poradnik dla Pracodawców").
Korekta wysokości wpłat na PPK
Wpłaty do instytucji finansowej przekazywane przez Pracodawcę są ewidencjonowane na rachunkach uczestników PPK i zamieniane na jednostki funduszu. Pracodawca dokonuje jednego zbiorczego przelewu, a plik xml służy do rozksięgowania poszczególnych wpłat. Robi to agent transferowy – gdy kwota przelewu jest mniejsza niż łączna wartość wpłat, agent transferowy podejmuje tzw. interwencję i kontaktuje się z Pracodawcą.
Zwracamy uwagę, że agent transferowy nie sprawdza, czy wysokość wpłat na PPK za poszczególnych uczestników jest poprawnie naliczona. Jeśli zdarzy się sytuacja, że naliczono i przekazano zbyt małą lub zbyt wysoką wpłatę na PPK, to można poprawić informację o wpłatach do PPK i ich wysokość. Można to zrobić na dwa sposoby. Pierwszy to korekta w oparciu o zasadę bilansowania – w przypadku dokonania wpłat do PPK obliczonych od zaniżonej lub zawyżonej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy w następnym miesiącu obliczyć te wpłaty od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe odpowiednio podwyższonej o kwotę tej niedopłaty lub zaniżonej o kwotę nadpłaty. Innymi słowy, wpłatę poprawiamy w kolejnym miesiącu, naliczając i odprowadzając wyższą lub niższą wpłatę (w tej pierwszej sytuacji dobrze wcześniej skontaktować się z Pracownikiem).
Druga opcja to skorygowanie wpłaty w miesiącu jej odprowadzenia. Można z niej skorzystać, gdy system kadrowy nie umożliwia zastosowania zasady kompensacji wpłat. Jeżeli pobrano zbyt niską wpłatę na PPK, należy przelać instytucji finansowej środki wyrównujące wartość wpłaty do jej właściwego poziomu. Równocześnie do instytucji finansowej należy przesłać nowy plik z wpłatami do PPK (przez Portal Pracodawcy). Jeżeli naliczono zbyt wysoką wpłatę, należy skorzystać z sekcji „korekta składki PPK”, gdzie wskazywane są kwoty, które powinny być zwrócone Pracodawcy oraz okres składkowy, za który żąda zwrotu. Dzięki temu nadpłata zostanie wycofana (środki zostaną zwrócone Pracodawcy), a wysokość wpłaty poprawiona.
