Na pracodawcy ciąży szereg obowiązków związanych z wdrożeniem i administrowaniem PPK. Na etapie zarządzania programem, oprócz przyjmowania deklaracji pracowników dotyczących członkostwa oraz naliczania wpłat, w kompetencji działu kadrowego znajdują się również tzw. dyspozycje transferu.
Transfer to w skrócie przelanie środków z jednego rachunku PPK na inny. W przypadku pracodawcy mogą wystąpić dwa warianty tej transakcji.
Łączenie rachunków Pracowniczych Planów Kapitałowych przez pracowników
Od 2021 r., po finalizacji wszystkich fal PPK, zatrudnieni będą mieli możliwość gromadzenia środków w PPK u każdego pracodawcy w Polsce. Wpłaty pochodzące od pracowników, pracodawców i z Funduszu Pracy gromadzone są na indywidualnym rachunku uczestnika (czytaj również: "Naliczanie i odprowadzanie wpłat do PPK - szczgóły i terminy"). Przy zmianie pracodawcy i po podjęciu decyzji o oszczędzaniu w programie, dla uczestników otwierany jest nowy rachunek – zatrudnieni przystępują bowiem do nowego PPK. Oznacza to, że w trakcie kariery można mieć kilka rachunków PPK.
Zatrudnieni mogą łączyć rachunki – występują tutaj dwie opcje. Pierwsza to samodzielne złożenie dyspozycji w Portalu Pracownika udostępnianym przez instytucję finansową. Składa się ją w aplikacji dostawcy PPK, który jest przez nas preferowany – na ten rachunek trafiają środki z pozostałych rachunków PPK u dotychczasowych dostawców.
Druga opcja to złożenie „wniosku o dokonanie transferu środków” w dziale kadrowym (Nationale-Nederlanden PTE udostępnia pracodawcom wzory formularzy). Wniosek musi trafić do nowego pracodawcy (zgodnie z art. 19 ustawy o PPK może być składany jedynie na początku zatrudnienia) – środki z dotychczasowych PPK są transferowane do jego programu.
Wypełniając wniosek o transfer, pracownicy wpisują:
- dane dotyczące uczestnika,
- nazwę podmiotu zatrudniającego,
- nazwę instytucji zarządzającej dotychczasowymi rachunkami PPK,
- dotychczasowe rachunki PPK.
Po otrzymaniu deklaracji od zatrudnionych, pracodawca informuje instytucję finansową o transferze – może zrobić to na dwa sposoby.
Pierwsza to złożenie wniosku o transfer przez n-Portal PPK (Portal Pracodawcy). Wybierana jest opcja „dyspozycje” oraz kolejno „transfer”. W formularzu wpisywane są wszystkie informacje, które znajdują się we wniosku przedłożonym przez pracownika. Pracodawcy mogą też poinformować instytucję finansową o transferze przez plik xml (zaznaczając w systemie kadrowo-płacowym dyspozycję „transfer” i eksportując dane do pliku xml – jeśli dostawcy systemów kadrowo-płacowych przewidzieli taką opcję).
Zmiana firmy zarządzającej PPK przez pracodawcę
Przedsiębiorcy mają możliwość zmiany instytucji finansowej, która zarządza PPK w danej firmie (więcej: "Umowa o zarządzanie PPK - najważniejsze informacje"). Można to jednak zrobić jedynie, gdy już wybrano nowego zarządzającego i podpisano z nim umowę o zarządzanie. W tej sytuacji na pracodawcy ciąży obowiązek dokonania transferu środków wszystkich zatrudnionych, którzy uczestniczyli dotychczas w PPK, do nowej instytucji finansowej – w terminie 7 dni od zawarcia umowy o zarządzanie konieczne jest zawarcie nowej umowy o prowadzenie. Czyli innymi słowy pracownicy są „przerejestrowywani” do nowej instytucji finansowej – cały proces odbywa się w postaci przesłania pliku poprzez Portal Pracodawcy (w przypadku Nationale-Nederlanden poprzez n-portal PPK).
Zmiana firmy zarządzającej PPK rodzi obowiązek informacyjny po stronie pracodawcy. Zatrudnieni muszą zostać poinformowani (również w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o zarządzanie), że w ich imieniu zostanie dokonany transfer – przeniesienie środków zgromadzonych na rachunkach zarządzanych przez dotychczasową instytucję finansową na rachunki nowego zarządzającego.
Pracownicy mają możliwość wyrażenia braku zgody na wypłatę transferową – o tej decyzji muszą poinformować pracodawcę w terminie 7 dni od otrzymania powyżej informacji. Wówczas środki zgromadzone na rachunku PPK prowadzonym przez dotychczasową instytucję finansową pozostaną na tym rachunku (do czasu ich wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu). Kolejne wpłaty w ramach PPK za danego pracownika są dokonywane na rachunek zarządzany przez nową instytucję finansową – taki pracownik ma zatem dwa rachunki PPK u swojego pracodawcy.
Jeśli zatrudnieni nie złożą oświadczenia o braku zgody, a więc de facto zgodzą się na transfer swoich oszczędności, w ich imieniu jest podpisywana umowa o prowadzenie z nową instytucją finansową a środki zgromadzone na dotychczasowym rachunku PPK są transferowane do nowej instytucji finansowej. W wyniku tej operacji numery rachunków PPK uczestników ulegają zmianie – nie zmienia się natomiast numer ID uczestnika w PFR.
