PPK dla pracodawców

PPK to pogram obowiązkowy dla pracodawców – muszą go wdrożyć wszystkie „podmioty zatrudniające” działające w Polsce. Ustawa o PPK dopuszcza jednak trzy wyjątki – PPK nie muszą wdrażać:

• firmy, które oferują swoim Pracownikom PPE (w programie musi uczestniczyć co najmniej 25% załogi, a składka musi wynosić co najmniej 3,5%);
• mikroprzedsiębiorcy, jeśli wszyscy zatrudnieni zrezygnowali z PPK;
• samozatrudnieni, którzy zatrudniają, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tego podmiotu, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby.

PPK było wdrażane stopniowo w ramach tzw. czterech fal. Obecnie PPK wdrażają firmy, które dotychczas były zwolnione z wdrożenia PPK (sprawdź FAQ Czy wszystkie firmy muszą wdrożyć PPK?) lub dopiero powstały. Podmiot zatrudniający wdraża PPK, czyli zawiera umowę o zarządzanie PPK nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK.

Zgodnie z ustawą o PPK instytucja finansowa nie pobiera od pracodawców żadnych opłat w związku z wdrożeniem i zarządzaniem PPK. Oznacza to, że program jest uruchamiany i obsługiwany za darmo. Instytucja finansowa nie pobiera także opłat za udzielane wsparcie. Dla pracodawców kosztem PPK są wpłaty pracodawcy do PPK oraz wszelkie zmiany w przedsiębiorstwie, które są konieczne do wdrożenia i zarządzania PPK. Instytucja finansowa pobiera opłaty od uczestników funduszy zdefiniowanej daty, którzy gromadzą środki w PPK. Koszty wdrożenia PPK można policzyć w kalkulatorze PPK dla pracodawców. 

System kadrowo-płacowy to serce PPK – muszą być w nim nanoszone wszelkie informacje dotyczące uczestnictwa zatrudnionych w programie. Dane te są przekazywane do instytucji finansowej w postaci pliku wyeksportowanego z systemu kadrowo-płacowego. Struktura pliku musi być zgodna z tzw. Standardem Rekomendowanym przez Grupę Projektową PPK – aktualizację oprogramowania zgodnie z wytycznymi przeprowadza dostawca oprogramowania. Większość dostawców dostosowała systemy do aktualnych wymogów. Nationale-Nederlanden uruchomiło bramkę testową PPK, w której można sprawdzić poprawność przesyłanych plików. 

Firmy finansują z własnych środków tzw. wpłaty pracodawcy na PPK – to jedno z trzech źródeł kapitału, który trafia na rachunek uczestnika PPK. Z wynagrodzenia zatrudnionych potrącany jest podatek dochodowy od wpłat pracodawcy zgodnie ze stawką podatkową właściwą dla danej osoby (17% lub 32%). Zgodnie z ustawą o PPK wpłaty Pracodawcy nie wchodzą do podstawy naliczania składek emerytalno-rentowych. Przedsiębiorca może zaliczyć wpłaty pracodawcy na PPK do kosztów uzyskania przychodu (koszty podatkowe). 

Firmy uruchamiają PPK zgodnie z ustawą o PPK – terminy wdrożenia zależą od stanu zatrudnienia (więcej na ten temat w pytaniu Do kiedy firma musi wdrożyć PPK?). Zatrudniający muszą wybrać w porozumieniu z załogą instytucję finansową, która będzie zarządzała PPK – formalizacja tego wyboru to zawarcie umowy o zarządzanie PPK, która wprowadza program w firmie. Kolejny krok to zapisanie uprawnionych zatrudnionych do PPK oraz bieżące przekazywanie instytucji finansowej informacji dotyczących uczestnictwa pracowników w PPK. Przedsiębiorcy muszą także naliczać wpłaty do PPK (w przypadku wpłat pracowników, pobrać je z wynagrodzenia zatrudnionych) i przekazywać je do instytucji finansowej. Sprawdź pełen harmonogram wdrożenia PPK. 

Podmiot zatrudniający wdraża PPK, czyli zawiera umowę o zarządzanie PPK nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK.

Pracodawcy, na których ciąży obowiązek wdrożenia PPK muszą wybrać instytucję finansową, która będzie zarządzała programem. Ustawa o PPK wskazuje kryteria, które należy brać pod uwagę. Są to: efektywność i doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi; warunki zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, a więc głównie strategia inwestycyjna funduszy i ich opłaty, oraz najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych. Analizując oferty dostawców warto także sprawdzić zakres wsparcia oferowanego Pracodawcom, w tym zasady przekazywania informacji do instytucji finansowej.

W systemie kadrowo-płacowym należy nanosić wszelkie informacje dotyczące uczestnictwa Pracowników w PPK. By zapisać załogę do programu, trzeba określić liczbę osób, które będą oszczędzały w PPK.

Grono uprawnionych obejmuje zatrudnionych, za których Pracodawca odprowadza składki emerytalno-rentowe i którzy mają co najmniej 90-dniowy staż pracy w danej firmie. Do PPK automatycznie są zapisywane osoby między 18 a 55 rokiem życia, które nie złożyły deklaracji rezygnacji, oraz osoby między 55 a 70. rokiem życia, które zgłosiły chęć uczestnictwa w programie.

Informację o uczestnictwie w PPK tych osób trzeba „odznaczyć” w systemie kadrowo-płacowym, z którego kolejno jest generowany plik zgłoszeniowy i przesyłany do Portalu Pracodawcy. 

API nie jest potrzebne do obsługi PPK i przekazywania informacji. Na rynku powszechnym i sprawdzonym rozwiązaniem jest przesyłanie danych w formie pliku xml/csv, który jest eksportowany z systemu kadrowo-płacowego. To podobny system jak w relacjach z ZUS. Plik xml/csv musi być zgodny z tzw. Standardem Rekomendowanym przez Grupę Projektową PPK. By sprawdzić zgodność pliku, skontaktuj się ze swoim dostawcom systemu kadrowo-płacowego bądź skorzystaj z bramki testowej PPK przygotowanej przez Nationale-Nederlanden.